Jak liczyć premie handlowców w Excelu: plan, realizacja i skala stawek

Co miesiąc ta sama dyskusja: handlowiec twierdzi, że sprzedał więcej, kierownik liczy inaczej, a księgowa dostaje trzy różne zestawienia. Powód zwykle jest prosty: brakuje jednej, wspólnej zasady i jednego miejsca, z którego bierze się liczby.

Poniżej opisuję, jak zbudować w Excelu przejrzysty system: transakcje w jednej tabeli, plan dla każdego handlowca, skala premii i rozliczenie, które każdy może sprawdzić. Przy okazji dostaniesz lejek sprzedaży bez wdrażania CRM.

Zasada numer jeden: co jest wynikiem

Zanim zaczniesz liczyć, ustal, co wchodzi do wyniku handlowca. Najuczciwsza reguła brzmi: tylko transakcje opłacone, z datą płatności w danym miesiącu. Umowa podpisana, ale niezapłacona, jeszcze nie jest wynikiem. Zapisz tę zasadę w regulaminie i trzymaj się jej.

Tabela transakcji

Jeden wiersz to jedna transakcja:

Etapy ogranicz do listy: np. „Kontakt”, „Oferta”, „Negocjacje”, „Umowa”, „Opłacone”, „Utracone”. Dodaj kolumnę kontroli: =JEŻELI(ORAZ(F2="Opłacone";G2="");"Uzupełnij datę płatności";""). Dzięki niej żadna opłacona transakcja nie przepadnie z braku daty.

Wynik, plan i realizacja

Wynik Marka za marzec:

=SUMA.WARUNKÓW(E:E;B:B;"Marek";F:F;"Opłacone";G:G;">="&DATA(2026;3;1);G:G;"<="&DATA(2026;3;31))

Jeśli jego plan wynosi 80 000 zł, a wynik 92 000 zł, realizacja to 92 / 80 = 115%.

Skala premii

Skala to tabela progów: od jakiego procentu realizacji planu obowiązuje jaka stawka.

Formuła bierze najwyższy osiągnięty próg. W Excelu zadziała przybliżone wyszukiwanie: =WYSZUKAJ.PIONOWO(realizacja;Skala!A:B;2;PRAWDA), pod warunkiem że progi są posortowane rosnąco. Dla realizacji 115% stawka to 5%, więc premia wynosi 92 000 × 5% = 4 600 zł. Przy pensji zasadniczej 4 500 zł do wypłaty idzie 9 100 zł.

Uwaga na pułapkę skoku: przy progu 100% różnica między 99% a 100% realizacji to nagle większa stawka. Niektóre firmy stosują więc stawki progresywne tylko od nadwyżki. To decyzja regulaminowa, nie arytmetyczna: wybierz jedną i opisz.

Lejek sprzedaży

Z tej samej tabeli policzysz lejek. Dla transakcji utworzonych w miesiącu zlicz, ile jest na każdym etapie: =LICZ.JEŻELI(F:F;"Oferta"), i podziel liczbę opłaconych przez liczbę wszystkich. To konwersja. Jeśli z 40 utworzonych transakcji 10 zostało opłaconych, konwersja wynosi 25%. Osobno policz portfel w toku, czyli sumę kwot jeszcze nieopłaconych i niezamkniętych. Widać z niego, czego możesz się spodziewać za miesiąc.

Częste błędy

• Brak jednej definicji wyniku. Raz liczy się umowa, raz płatność.
• Wpisywanie transakcji po fakcie. Wtedy daty są przybliżone.
• Ręcznie zmieniane stawki. Trzymaj skalę w jednym miejscu.
• Brak kontroli kompletności. Transakcja bez daty płatności przepada.
• Mieszanie premii z podatkami. Arkusz liczy kwotę według skali, a podatki i składki sprawdź w regulaminie wynagradzania i przepisach.

Gotowy szablon: ewidencja sprzedaży handlowców i premie

Jeśli chcesz mieć gotowe rozliczenie, jest płatny szablon Excel. W „Słowniki” wpisujesz handlowców z planem i pensją zasadniczą, skalę premii, produkty i miesiąc rozliczeniowy. „Sprzedaż” mieści do 1000 transakcji z etapem lejka, datą płatności i kolumną kontroli. „Rozliczenie” pokazuje dla każdego handlowca plan, wynik, realizację, sygnalizację, stawkę ze skali, premię, pensję zasadniczą, kwotę do wypłaty, portfel w toku i konwersję.

„Podsumowanie” zawiera lejek według etapów, opłaconą sprzedaż według miesięcy roku i trzy wykresy. W pliku jest pusta tabela i przykład z fikcyjnymi danymi. Szablon nie liczy podatków ani składek. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr, a poprawki i nowe wersje są bezpłatne.

Przyda się kierownikom sprzedaży, dyrektorom handlowym, właścicielom małych firm i księgowym, którzy chcą widzieć lejek bez systemu CRM.

FAQ

Czy premia powinna zależeć od przychodu czy od zysku?

Premia od przychodu motywuje do sprzedaży, ale może zachęcać do rabatów. Premia od zysku lub marży jest ostrożniejsza. Wybierz miarę zgodną z celem firmy.

Co z transakcjami opłaconymi w częściach?

Najprościej zapisać każdą wpłatę jako osobny wiersz z datą płatności albo przyjąć regułę, że do wyniku wchodzi kwota w miesiącu, w którym wpłynęła.

Jak ustalić realny plan?

Weź wyniki z ostatnich miesięcy, uwzględnij sezonowość i dodaj ambitny, ale osiągalny wzrost. Plan, którego nikt nie osiąga, przestaje motywować.

Czy skala powinna mieć wiele progów?

Cztery lub pięć wystarczy. Zbyt złożona skala jest nieczytelna dla handlowców i trudno ją wyjaśnić.