Como fazer controle de bens materiais e termo de baixa no Excel

Em qualquer almoxarifado pequeno, escola, posto de saúde ou escritório existe a mesma cena: ninguém sabe ao certo quanto sobrou de cada item, o material "some" e, na hora de dar baixa em algo quebrado, falta um documento organizado. Fichas de papel e planilhas soltas só adiam o problema.

A boa notícia é que um controle confiável cabe em três tabelas ligadas entre si. Neste guia você vai ver como estruturá-las, quais fórmulas calculam o saldo sozinhas, como funciona a baixa de bens e como comparar o controle com a contagem real.

As três tabelas que sustentam o controle

1. Cadastro de itens

Uma linha por item, com código, descrição, unidade (un., caixa, resma), categoria, preço de custo, estoque mínimo e estoque inicial. O código precisa ser único: dois itens com o mesmo código estragam todos os saldos. Use a formatação condicional para destacar duplicidades.

2. Diário de operações

Cada movimentação vira uma linha: data, código do item, tipo (entrada, saída, baixa ou transferência), quantidade, almoxarifado e responsável. Para baixas, acrescente o motivo (quebra, perda, obsolescência) e o número do termo. O diário é só acrescentar linhas; nunca altere o que já foi lançado.

3. Saldos

Uma linha por item, calculada a partir das outras duas:

=Cadastro!F2 + SOMASES(Diario!D:D;Diario!B:B;A2;Diario!C:C;"Entrada") - SOMASES(Diario!D:D;Diario!B:B;A2;Diario!C:C;"Saída") - SOMASES(Diario!D:D;Diario!B:B;A2;Diario!C:C;"Baixa")

E o alerta de reposição:

=SE(saldo<minimo;"Repor "&(minimo-saldo);"OK")

Exemplo prático

O valor em estoque é o saldo multiplicado pelo preço de custo. Se a resma custa R$ 24,00, as 48 unidades representam R$ 1.152,00.

Como funciona a baixa de bens

A baixa é a retirada oficial de um bem do controle: ele quebrou, foi perdido, tornou-se inservível ou foi doado. O que importa é deixar rastro. Um bom registro de baixa contém:

• número do termo e data;
• descrição, quantidade e valor de cada item;
• motivo da baixa;
• aprovação do responsável e assinatura de quem verificou o bem.

Como cada organização tem a sua política contábil, o procedimento, a composição da comissão e a lista de motivos devem seguir as regras internas e as normas locais. Aqui o ponto prático é: lance a baixa no diário com número de termo e motivo, e depois gere o formulário a partir dessas linhas, em vez de redigi-lo à mão. Assim o documento sempre bate com o saldo.

Depreciação linear em poucas linhas

Para bens duráveis, como computadores e mobiliário, vale registrar também a depreciação. No método linear, o custo é dividido pela vida útil em meses:

=custo / vida_util_em_meses

Um computador de R$ 4.800,00 com vida útil de 48 meses perde R$ 100,00 por mês. A vida útil não é uma escolha livre: siga a política da sua organização e as normas aplicáveis.

Inventário: contagem real contra o controle

Pelo menos uma vez por ano (ou com a frequência que sua instituição definir), conte o que existe fisicamente e compare com o saldo:

=quantidade_real - quantidade_contabil

e, para o valor da diferença, =diferença * preço. Se o controle indica 48 resmas e a contagem acha 46, a falta é de 2 unidades, ou R$ 48,00. Sobras também importam: costumam indicar entradas que ninguém lançou.

Erros comuns

• Lançar a saída sem verificar o saldo: a planilha precisa avisar quando a saída é maior que o saldo.
• Baixa sem motivo ou sem termo: depois ninguém consegue explicar a diferença.
• Editar lançamentos antigos: corrija com um novo lançamento, para manter o histórico.
• Unidades misturadas: controlar uma resma como "caixa" num dia e "unidade" no outro quebra o saldo.
• Nunca fazer inventário: o controle só é confiável se for testado contra a realidade.

Modelo pronto de controle de bens e termo de baixa

O modelo reúne tudo isso em nove abas. Em «Parâmetros» ficam a organização, os almoxarifados e locais, os responsáveis, os motivos de baixa, as categorias, a comissão de baixa e o limite de «acabando». O «Cadastro de itens» comporta até 300 itens e verifica duplicidades e campos vazios; o «Diário de operações» aceita até 1500 linhas e acusa saída maior que o saldo, falta de preço e baixa sem termo ou sem motivo.

A aba «Saldos» destaca o que está abaixo do mínimo ou negativo e mostra quanto repor. No «Termo de baixa» você escolhe o número e as linhas vêm do diário, com totais e campos de assinatura da comissão, prontos para imprimir. O «Imobilizado» registra até 200 bens com depreciação linear, e a «Ficha patrimonial» imprime a ficha pelo número de patrimônio. Há ainda «Inventário», com sobras e faltas em unidades e valor, e «Resumo», com saldos por almoxarifado e categoria e baixas por mês e por motivo.

O arquivo vem em branco e com um exemplo preenchido com dados fictícios, funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago. Os formulários são de trabalho, não oficiais, e o procedimento deve seguir a política da sua instituição.

FAQ

Preciso de um sistema de estoque ou o Excel basta?

Para dezenas ou poucas centenas de itens e um número moderado de lançamentos, o Excel funciona bem e custa pouco. Quando há muitos usuários lançando ao mesmo tempo, um sistema dedicado passa a fazer sentido.

Qual a diferença entre saída e baixa?

Saída é o material entregue para uso (um setor retirou papel, por exemplo). Baixa é a retirada do bem do controle por motivo como quebra, perda ou inutilização. Registrar os dois separadamente facilita a prestação de contas.

Com que frequência devo fazer o inventário?

Pergunte primeiro à sua administração, pois pode haver regra interna. Na falta dela, um inventário anual completo e contagens rápidas de itens críticos a cada trimestre é um bom começo.

Como evitar que o estoque fique negativo?

Valide a saída contra o saldo no momento do lançamento. Um saldo negativo quase sempre significa uma entrada não registrada ou um erro de código.