Como fazer o controle de contas a receber no Excel

Vender a prazo é comum, e muitas vezes necessário para fechar negócio. O problema aparece depois: o cliente pagou metade, outro pediu para prorrogar, um terceiro "já fez o PIX" que ninguém encontrou. Quando o controle está espalhado entre e-mails, extrato e memória, a cobrança atrasa e o caixa sofre.

Uma planilha de contas a receber organiza isso com uma lógica simples: cada fatura é uma linha, cada pagamento é outra linha, e as fórmulas fazem o encontro entre as duas. O resultado é uma visão clara de quem deve quanto, há quantos dias e para quem ligar hoje.

Passo 1: o cadastro de clientes

Uma aba com o nome do cliente, o prazo de pagamento combinado em dias (por exemplo, 28 ou 30 dias) e o responsável pela cobrança. O prazo cadastrado é usado para calcular o vencimento automaticamente.

Passo 2: as faturas

Uma linha por venda faturada: número, cliente, data de entrega (ou emissão), valor. O vencimento sai sozinho:

=C2+PROCV(B2;Clientes!$A:$B;2;0)

Se para uma venda específica foi combinado outro prazo, deixe uma coluna de "vencimento próprio" e use: =SE(E2<>"";E2;C2+PROCV(B2;Clientes!$A:$B;2;0)).

Passo 3: os pagamentos numa aba separada

Cada recebimento numa linha, com data, número da fatura e valor. Assim, pagamentos parciais não exigem nenhum truque: são somados pelo número da fatura.

Na aba de faturas, o total pago:

=SOMASE(Pagamentos!$B:$B;A2;Pagamentos!$C:$C)

E o saldo devedor: =D2-G2.

Passo 4: dias de atraso e faixa de aging

Dias de atraso, só se ainda há saldo:

=SE(H2>0;MÁXIMO(0;HOJE()-F2);0)

A faixa de aging agrupa as dívidas pela idade:

=SE(H2<=0;"Quitada";SE(I2=0;"A vencer";SE(I2<=30;"1–30";SE(I2<=60;"31–60";SE(I2<=90;"61–90";"Mais de 90")))))

Exemplo

(Atraso calculado em 31/10.)

O resumo por faixa: =SOMASE($J:$J;"31–60";$H:$H). Total a receber: R$ 10.550. Vencido: R$ 7.950, ou seja, 75% da carteira. E o mesmo cliente, Mercado Silva, aparece em duas faixas: o primeiro sinal de que ele precisa de atenção antes de receber mais mercadoria a prazo.

Por que o aging importa

Quanto mais antiga a dívida, menor a chance de recebê-la. Uma fatura de 10 dias costuma ser esquecimento; uma de 90 dias é um problema. Olhar o saldo total sem as faixas esconde isso: R$ 10.000 a receber podem ser saudáveis ou podem ser metade perdidos.

Um lembrete de cobrança

Uma coluna "próximo contato" com uma data e uma fórmula simples transforma a planilha em agenda:

=SE(E(H2>0;K2<>"";K2<=HOJE());"Ligar";SE(E(H2>0;I2>0;K2="");"sem contato";""))

Toda manhã, filtre por "Ligar". Depois da ligação, anote o combinado e a nova data.

Erros comuns

• Lançar o pagamento por cima do valor da fatura. Você perde o histórico e o valor original.
• Não identificar o número da fatura no pagamento. Peça ao cliente que informe o número na transferência ou no boleto.
• Cobrar só quando lembra. A data de próximo contato resolve isso.
• Continuar vendendo a prazo para quem está na faixa de mais de 60 dias sem conversar antes.
• Misturar vendas canceladas com abertas. Cancele com um lançamento de ajuste, não apagando a linha.

Planilha pronta: controle de contas a receber

O modelo pago traz essa estrutura completa, com semáforo e gráficos:

• “Clientes”: clientes, prazo de pagamento em dias e responsáveis.
• “Faturas”: até 800 faturas com cliente, data de entrega, valor, vencimento (com a coluna “Vencimento próprio” para prazos especiais), saldo devedor, dias de atraso, faixa, semáforo e data do próximo contato, com os avisos “Ligar” e “sem contato”.
• “Pagamentos”: até 1500 pagamentos lançados pelo número da fatura; pagamentos parciais são somados.
• “Resumo”: saldo total a receber, participação vencida, aging 1–30, 31–60, 61–90 e mais de 90 dias, saldo por cliente e gráficos.

Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros. Prazos e faixas ficam nas configurações. O cálculo é aproximado.

Perguntas frequentes

Serve para quem recebe por boleto e PIX?

Serve para qualquer forma de pagamento. O que importa é lançar cada recebimento com o número da fatura a que ele se refere.

E se um pagamento cobrir várias faturas?

Divida o valor em várias linhas na aba de pagamentos, uma para cada fatura. Assim o saldo de cada uma fica correto.

Com que frequência atualizar?

Os pagamentos, de preferência todos os dias ou junto com a conciliação do extrato. O resumo por faixa vale olhar uma vez por semana.

Como usar o aging para decidir o limite de crédito?

Cliente com saldo nas faixas acima de 30 dias deve ter novas vendas a prazo condicionadas à regularização. A planilha mostra isso por cliente, sem discussão.