KHIZHNYAKOVComo fazer o controle de horas por projeto no Excel
Controle de horas por projeto e cliente — Modelo Excel — Ver a planilha →
Quem cobra por hora (designer, desenvolvedor, consultor, estúdio, agência) perde dinheiro de um jeito silencioso: horas que não foram anotadas não são faturadas. Uma reunião de 40 minutos aqui, um ajuste rápido ali, e no fim do mês o projeto consumiu 20 horas a mais do que o cliente vai pagar.
O controle de horas por projeto resolve isso e responde a três perguntas que todo pequeno negócio de serviços precisa saber: quanto tempo cada projeto está levando, se o orçamento de horas já estourou e quanto dinheiro ainda está para entrar. Veja como montar.
Passo 1: o cadastro de projetos
Uma aba com uma linha por projeto: nome, cliente, valor da hora, orçamento de horas (o que foi vendido ou estimado) e as pessoas que trabalham nele. Ter o valor da hora por projeto é útil porque clientes e tipos de trabalho diferentes costumam ter preços diferentes.
Passo 2: o registro de horas
Cada bloco de trabalho é uma linha: data, executor, projeto, tarefa, horas, se é faturável (Sim/Não) e status do pagamento (Não faturado, Faturado, Pago).
| Data | Executor | Projeto | Tarefa | Horas | Faturável | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/11 | Ana | Site Loja X | Layout da home | 4,0 | Sim | Não faturado |
| 03/11 | Ana | Site Loja X | Reunião de alinhamento | 1,0 | Sim | Não faturado |
| 04/11 | Bruno | Site Loja X | Configurar servidor | 2,5 | Sim | Não faturado |
| 04/11 | Ana | Interno | Orçamento para novo cliente | 1,5 | Não | — |
Registre em horas decimais: 1h30 é 1,5; 45 minutos é 0,75. Se preferir anotar início e fim, a conversão é =(D2-C2)*24.
Fórmulas da linha
- Valor da hora do projeto:
=PROCV(C2;Projetos!$A:$C;3;0) - Valor da linha, só se faturável:
=SE(F2="Sim";E2*H2;0) - Semana do ano, para resumos semanais:
=NÚMSEMANA(A2;2) - Mês:
=TEXTO(A2;"aaaa-mm")
Passo 3: o orçamento de horas
Na aba de projetos, some as horas registradas:
=SOMASE(Horas!$C:$C;A2;Horas!$E:$E)
E o percentual usado: =SEERRO(F2/E2;"").
Exemplo: o projeto "Site Loja X" foi vendido com 80 horas a R$ 120 a hora (R$ 9.600). Já foram registradas 68 horas: 85% do orçamento, com o projeto ainda em fase de testes. É hora de conversar com o cliente sobre escopo, antes de chegar a 110% sem aviso.
Uma formatação condicional que pinta a linha de amarelo a partir de 80% e de vermelho acima de 100% faz esse alerta sozinha.
Passo 4: o que falta faturar e receber
Com o status em cada linha, o resumo por projeto usa SOMASES:
=SOMASES(Horas!$I:$I;Horas!$C:$C;A2;Horas!$G:$G;"Não faturado")
| Projeto | Não faturado | Faturado (aguardando) | Pago |
|---|---|---|---|
| Site Loja X | R$ 2.640 | R$ 3.600 | R$ 1.920 |
| Consultoria Y | R$ 900 | R$ 0 | R$ 4.500 |
O "Não faturado" é trabalho feito e ainda não cobrado. Muitas vezes é o número mais importante da planilha: é dinheiro que depende só de você emitir a fatura.
Faturáveis e não faturáveis
Horas internas (orçamentos, administração, estudo, prospecção) não entram no valor, mas devem ser registradas. Elas mostram quanto do seu tempo realmente vira receita. Se você trabalha 160 horas no mês e só 100 são faturáveis, o seu valor da hora "real" é bem menor que o de tabela, e isso deveria entrar no preço.
Erros comuns
- Anotar no fim da semana, de memória. As pequenas tarefas desaparecem. Anote ao terminar cada bloco.
- Não registrar reuniões e e-mails. Em muitos projetos eles somam uma parte grande do tempo.
- Arredondar sempre para baixo por receio de cobrar. Combine com o cliente um critério (por exemplo, blocos de 15 minutos) e siga.
- Não ter orçamento de horas. Sem ele, você só descobre o estouro na fatura.
- Esquecer de mudar o status depois de faturar ou receber.
Planilha pronta: controle de horas por projeto e cliente
O modelo pago traz todo esse controle montado:
- “Projetos”: projetos, clientes, valor da hora, orçamento de horas e executores; as horas gastas e o percentual do orçamento são calculados sozinhos, e a linha fica vermelha quando passa de 100%.
- “Horas”: até 3000 registros com data, executor, projeto, tarefa, horas, marcação de faturável e status do pagamento; valor da hora, total, semana e mês calculados automaticamente.
- “A receber”: para cada projeto, quanto não foi faturado, quanto foi faturado e quanto foi pago.
- “Resumo”: horas e valores por projeto e por mês, uso do orçamento e gráficos.
Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros. Horas não faturáveis entram no controle de tempo, mas não no valor.
Perguntas frequentes
Serve para uma equipe pequena?
Serve. Cada pessoa é um executor, e o resumo mostra as horas de cada uma por projeto. Para evitar conflitos ao editar, cada pessoa pode lançar numa cópia e alguém consolida no fim da semana, ou o arquivo fica numa pasta compartilhada.
E projetos com preço fechado?
Registre as horas mesmo assim, com o valor da hora que você usou para formar o preço. O percentual do orçamento mostra se o projeto fechado está dando lucro ou não.
Devo mostrar a planilha ao cliente?
Um extrato das horas do projeto, filtrado por período, é uma ótima forma de justificar a fatura. Muitos clientes confiam mais quando veem as tarefas.
Com que frequência faturar?
Para projetos longos, mensalmente ou por etapa. O valor "Não faturado" crescendo é o sinal de que está na hora.
