KHIZHNYAKOVPlanilha para freelancer: como controlar horas, projetos e renda
Controle de projetos e horas do freelancer — Modelo Excel — Ver a planilha →
A renda de freelancer tem duas características que bagunçam qualquer controle: ela vem de formas diferentes (trabalho por hora, projetos com valor fechado, urgências cobradas à parte) e chega de forma irregular. Um mês tem três pagamentos de uma vez; no outro, quase nada, mesmo com a agenda cheia.
Sem uma planilha, as perguntas mais importantes ficam sem resposta: quanto eu ganhei de verdade este mês? Qual cliente paga melhor por hora? Quanto ainda falta receber? Neste guia, um método simples para responder a todas elas, com fórmulas e um exemplo de mês.
Passo 1: a lista de clientes
Uma aba com cada cliente e o valor da hora combinado com ele. Assim, ao lançar horas, o valor é puxado automaticamente: =PROCV(B2;Clientes!$A:$B;2;0).
Na mesma aba, deixe os parâmetros gerais: a alíquota de imposto que você usa como referência (MEI, Simples Nacional ou outra, conforme o seu caso) e o primeiro mês do relatório.
Passo 2: o registro de horas
Uma linha por bloco de trabalho: data, cliente, tarefa, hora de início e de fim. As horas:
=(E2-D2)*24
Se o trabalho passar da meia-noite, use =MOD(E2-D2;1)*24. E se você não cronometrou, deixe uma coluna de "horas manuais" e use: =SE(F2<>"";F2;(E2-D2)*24).
Para trabalhos urgentes, com valor diferenciado, uma coluna de valor próprio resolve:
=G2*SE(H2<>"";H2;PROCV(B2;Clientes!$A:$B;2;0))
E uma coluna "Pago" (Sim/Não) para saber o que já entrou.
Passo 3: os projetos com valor fixo
Logotipo, site, tradução de um livro: muitos trabalhos são fechados por um valor, com prazo de entrega. Esses vão numa aba à parte: cliente, descrição, valor, prazo, status (Em andamento, Entregue), valor já pago e saldo (=D2-G2).
Um semáforo de prazo evita sustos:
=SE(F2="Entregue";"";SE(E2<HOJE();"Atrasado";SE(E2-HOJE()<=3;"Urgente";"No prazo")))
Exemplo de um mês
| Origem | Horas | Valor |
|---|---|---|
| Cliente A (R$ 90/h) | 32 | R$ 2.880 |
| Cliente B (R$ 110/h) | 20 | R$ 2.200 |
| Urgência para o cliente A (R$ 150/h) | 4 | R$ 600 |
| Projeto fixo: identidade visual (entregue) | — | R$ 1.800 |
| Total do mês | 56 | R$ 7.480 |
- Valor médio por hora (só trabalho por hora): 5.680 / 56 = R$ 101,43
- Após impostos, com alíquota ilustrativa de 6%: 7.480 × (1 − 0,06) = R$ 7.031,20
- Em aberto: o cliente B ainda não pagou (R$ 2.200) e o projeto fixo recebeu só o sinal de 50% (saldo de R$ 900) → R$ 3.100 a receber
O mês "rendeu" R$ 7.480, mas só R$ 4.380 entraram na conta. É essa diferença que a planilha deixa à vista.
O valor real por hora
O valor de tabela não é o que você ganha por hora. Se o cliente B paga R$ 110 mas pede três rodadas de ajuste que você não cobra, o valor real cai. Registrar todas as horas, inclusive as que não são cobradas, mostra quais clientes compensam.
Para os projetos fixos, se você quiser saber o valor por hora, registre as horas gastas neles também. Um projeto de R$ 1.800 que levou 30 horas pagou R$ 60 por hora, bem abaixo dos seus clientes por hora.
Os resumos que importam
- Renda por mês:
=SOMASES(Horas!$I:$I;Horas!$A:$A;">="&A2;Horas!$A:$A;"<"&DATAM(A2;1)), mais os projetos entregues no mês. - Renda por cliente: SOMASE pela coluna de cliente.
- Horas na semana:
=SOMASES(Horas!$G:$G;Horas!$A:$A;">="&HOJE()-DIA.DA.SEMANA(HOJE();2)+1). - A receber: soma das horas com "Pago" = Não, mais os saldos dos projetos.
Erros comuns
- Misturar dinheiro recebido com dinheiro ganho. São duas colunas diferentes.
- Não separar o imposto. Reserve a parte do imposto assim que o pagamento cair.
- Esquecer de cobrar o saldo dos projetos entregues.
- Não registrar urgências com o valor diferenciado combinado.
- Olhar só o faturamento. O valor real por hora é o que mostra se vale a pena continuar com um cliente.
Planilha pronta: controle de projetos e horas do freelancer
O modelo pago junta trabalho por hora e projetos fixos num só controle:
- “Clientes”: lista de clientes com valor da hora, parâmetro “hoje”, imposto em percentual (referência), primeiro mês do relatório e prazo “urgente”.
- “Horas”: até 1000 registros com data, cliente, tarefa, início e fim ou horas manuais, valor próprio para trabalhos urgentes, valor e marcação “Pago”.
- “Projetos fixos”: até 500 projetos com valor, prazo de entrega, status, pago, saldo e semáforo de prazo.
- “Resumo”: renda por mês e por cliente, horas na semana e no mês, valor médio por hora, valores em aberto, linha “após impostos” e dois gráficos.
Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros. O percentual de imposto é uma referência: confira-o com seu contador. O cálculo é aproximado.
Perguntas frequentes
Quanto devo cobrar por hora?
Parta da renda mensal que você precisa, some os custos (equipamento, softwares, impostos, reserva para férias) e divida pelas horas que realmente consegue faturar, não pelas horas que trabalha. A planilha mostra esse segundo número depois de alguns meses.
Vale a pena registrar horas de projetos fixos?
Vale, pelo menos por um tempo. É assim que você descobre se o seu preço fechado está compatível com o seu valor da hora.
Como lidar com clientes em outra moeda?
Lance o valor convertido para reais na data do recebimento, ou combine um valor da hora em reais. O importante é que todos os valores da planilha estejam na mesma moeda.
Uma planilha basta ou preciso de um sistema?
Para um freelancer com alguns clientes por mês, uma planilha bem organizada costuma bastar. Sistemas fazem mais sentido quando há equipe, muitos projetos simultâneos ou necessidade de emitir notas automaticamente.
