KHIZHNYAKOVPlanilha de controle de locação de equipamentos: saída, devolução, atraso e caução
Controle de Locação de Equipamentos em Excel: saída, devolução e caução — Modelo Excel — Ver a planilha →
Numa locadora de ferramentas, o estoque sai pela porta e a dúvida entra: quem está com a furadeira de impacto? A caução foi devolvida? O cliente que ficou três dias além do combinado já pagou a diferença? Cadernos e mensagens resolvem poucas locações; com dezenas por mês, alguém acaba perdendo dinheiro.
Este guia mostra como organizar tudo em uma planilha de Excel, com cálculo automático de aluguel, atraso e multa.
O método: uma locação por linha
1. Catálogo dos equipamentos
Cada item tem tarifa por dia, caução e quantidade em estoque.
| Equipamento | Tarifa/dia | Caução | Estoque |
|---|---|---|---|
| Furadeira de impacto | R$ 40,00 | R$ 200,00 | 3 |
| Andaime (módulo) | R$ 15,00 | R$ 100,00 | 10 |
| Roçadeira | R$ 70,00 | R$ 300,00 | 2 |
2. Registre cada saída
Colunas: cliente, telefone, equipamento, quantidade, data de saída, prazo em dias, devolução prevista, devolução efetiva.
A devolução prevista é a saída mais o prazo:
=E2+F2
O aluguel é tarifa × quantidade × dias:
=PROCV(C2;Catálogo!A:B;2;FALSO)*D2*F2
Exemplo: 2 furadeiras por 3 dias = R$ 40,00 × 2 × 3 = R$ 240,00.
3. Atraso e multa
Enquanto o equipamento não volta, o atraso é medido até hoje:
=SE(H2="";MÁXIMO(0;HOJE()-G2);MÁXIMO(0;H2-G2))
Para a multa, defina uma regra clara e escreva no contrato. Uma forma comum: dias de atraso × tarifa × quantidade × multiplicador (por exemplo, 1,5). Se as 2 furadeiras voltam com 2 dias de atraso, a multa é 2 × R$ 40,00 × 2 × 1,5 = R$ 240,00. Deixe o multiplicador em uma célula de parâmetros, para mudar a política sem mexer em fórmulas.
4. Caução não é receita
A caução é um valor guardado que volta ao cliente. Se você a soma à receita do mês, o faturamento parece maior do que é. Mantenha uma coluna própria e, no resumo, mostre quanto de caução está em seu poder, só dos equipamentos que ainda não voltaram.
5. Disponibilidade e ocupação
Quantos itens estão com clientes? Some as quantidades das saídas sem data de devolução, para aquele equipamento:
=SOMASES(Saídas!D:D;Saídas!C:C;A2;Saídas!H:H;"")
O disponível é o estoque menos esse número. Dividindo o que está alugado pelo estoque, você obtém a ocupação: se a roçadeira passa o mês quase 100% ocupada, talvez valha comprar outra; se a de 40% ocupa espaço, talvez não.
6. Status colorido
Uma coluna de status com SE e formatação condicional resolve: “Devolvido” (verde), “No prazo” (neutro), “Devolver em breve” (amarelo) quando faltam 1 ou 2 dias, e “Atrasado” (vermelho). A tela de manhã já diz a quem telefonar.
Erros comuns
- Não registrar a devolução efetiva. Sem ela, o atraso cresce para sempre.
- Tarifa igual para qualquer prazo. Se você faz desconto para períodos longos, crie uma tabela de faixas.
- Misturar caução com receita.
- Sem número de telefone. O contato rápido é a melhor ferramenta de cobrança.
- Deixar o catálogo desatualizado. Equipamento quebrado ou em manutenção deve sair da disponibilidade.
Modelo pronto para locadoras
O modelo “Controle de Locação de Equipamentos em Excel” já tem tudo isso. É um arquivo pago, para Excel 2007 ou superior e LibreOffice, sem macros, com planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios.
Dentro dele:
- “Cadastros”: multiplicador da multa por atraso, limite de “devolver em breve”, primeiro mês do relatório e categorias;
- “Catálogo”: até 40 itens, com tarifa por dia, caução e estoque; “com o cliente”, “disponível”, ocupação, número de saídas e receita por item são calculados sozinhos;
- “Saídas”: até 1000 saídas, com prazo, devolução prevista e efetiva, caução, aluguel, atraso, multa, total e status colorido;
- “Resumo”: o que está com clientes, caução, atrasos, receita por mês e categoria, ticket médio e dois gráficos.
Cabem até 8 categorias. Serve a locadoras de ferramentas, equipamentos de construção e jardinagem, bicicletas, equipamentos para eventos e oficinas que emprestam mediante caução. Não é um sistema contábil.
Perguntas frequentes
Como cobrar o dia da retirada e o da devolução?
Defina uma regra e escreva no contrato. O mais usual é contar a diária por período de 24 horas a partir da retirada. Seja qual for, a planilha precisa seguir a mesma regra.
Posso alugar vários itens na mesma locação?
Cada equipamento fica numa linha, e o mesmo cliente pode repetir. Para ver o total do cliente, use SOMASE pelo nome ou pelo telefone.
O que fazer se o equipamento volta danificado?
Registre uma observação e trate o desconto na caução fora do cálculo de aluguel. Mantenha o valor em outra coluna para não misturar com a receita.
A planilha emite recibo?
Não. Ela controla e calcula. O contrato e o recibo continuam sendo documentos próprios do seu negócio.
