Planilha de ordem de serviço para assistência técnica: prazo, peças e garantia

Numa assistência técnica pequena, as ordens vivem em cadernos, etiquetas e conversas de mensagens. O resultado é sempre parecido: o cliente liga perguntando se o celular está pronto e ninguém sabe; uma peça foi comprada e não cobrada; no fim do mês, não dá para dizer quanto sobrou depois de pagar fornecedores.

Uma planilha de ordens de serviço resolve isso se seguir uma regra: cada ordem é uma linha, as peças ficam numa tabela à parte e o prazo é calculado, não adivinhado.

O método: ordens, peças e prazos

1. A tabela de ordens

Cada equipamento recebido ganha um número de ordem sequencial e uma linha:

Padronize o status em uma lista: Recebido, Em orçamento, Em reparo, Pronto, Entregue. Padronize também o tipo de equipamento, porque o prazo depende dele.

2. Prazo calculado pelo tipo

Crie uma pequena tabela de prazos: celular, 2 dias; notebook, 7 dias; televisão, 10 dias. A data prevista é:

=G2+PROCV(C2;Prazos!A:B;2;FALSO)

Se o tipo não estiver na lista, use um prazo padrão com SEERRO: =G2+SEERRO(PROCV(C2;Prazos!A:B;2;FALSO);5).

3. Semáforo de prazo

Compare o prazo com hoje e com o status:

=SE(F2="Entregue";"Entregue";SE(H2<HOJE();"Atrasada";SE(H2-HOJE()<=1;"Vence logo";"No prazo")))

Com formatação condicional, você vê o quadro todo de uma vez. A ordem 101, com prazo em 10/11, aparece em amarelo em 09/11 e em vermelho a partir do dia 11.

4. Peças em tabela separada

Uma ordem pode ter várias peças, então não cabe tudo em uma linha. Na aba de peças, cada linha traz o número da ordem, o nome da peça, a quantidade, o custo de compra e o preço ao cliente. O lucro com peças é preço menos custo:

=(E2-D2)*C2

E, na tabela de ordens, o valor das peças vem de SOMASE pelo número da ordem:

=SOMASE(Peças!A:A;A2;Peças!F:F)

Exemplo: uma bateria que custou R$ 90,00 e é cobrada a R$ 160,00 deixa R$ 70,00 de lucro. Com a mão de obra de R$ 120,00, o total da ordem é R$ 280,00.

5. Garantia automática

A garantia vale a partir da entrega. Se o seu contrato dá 90 dias:

=SE(I2="";"";I2+90)

Mantenha o prazo em um parâmetro e ajuste ao que você realmente oferece.

6. Sinal e saldo

Registre o sinal pago na entrada e calcule o saldo: total menos sinal. Essa coluna mostra, num filtro, todos os clientes que ainda devem.

Erros comuns

• Ordem sem número único. Duas ordens com o mesmo número misturam peças.
• Peças anotadas no verso da etiqueta. Elas precisam entrar no sistema, ou o lucro fica irreal.
• Prazo estimado “de cabeça”. Dá mais confiança ao cliente, e mais tranquilidade a você, um prazo vindo de regra.
• Não registrar a data de entrega. Sem ela, não há garantia nem prazo médio de reparo.
• Equipamento esquecido. Filtre toda semana as ordens “Pronto” e ainda não entregues.

Modelo pronto para assistências técnicas

O modelo “Controle de Recebimento e Reparo de Equipamentos” já tem essa estrutura. É um arquivo pago, para Excel 2007 ou superior e LibreOffice, sem macros; vem com a planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios.

Abas:

• “Cadastros”: tipos de equipamento com prazo de reparo, técnicos, tabela de preços dos serviços, prazo de garantia e o parâmetro de “prazo curto”;
• “Ordens”: até 1000 ordens, com cliente, telefone, equipamento, defeito, técnico, status, serviço, total, sinal, prazo previsto, data de entrega, semáforo e garantia;
• “Peças”: até 2000 linhas, com número da ordem, quantidade, compra, preço ao cliente e lucro;
• “Resumo”: ordens por status, técnico e tipo, receita, lucro com peças, prazo médio de reparo e dois gráficos.

Serve a assistências de celulares, notebooks, eletrodomésticos e veículos elétricos, e a técnicos autônomos. É uma planilha de fórmulas comuns, não um sistema contábil.

Perguntas frequentes

Quantas ordens uma planilha aguenta?

Um arquivo bem estruturado dá conta de alguns milhares de linhas. Se o seu volume é maior, comece um arquivo novo a cada ano.

Como lidar com orçamento recusado?

Crie um status “Recusado” e registre a taxa de diagnóstico, se cobrar. Assim a ordem permanece no histórico, mas não entra em prazos.

Devo guardar o telefone do cliente?

Sim, é o dado que mais usa. Só proteja o arquivo com senha ou guarde em local seguro.

Como calcular o prazo médio de reparo?

Faça a média da diferença entre entrega e recebimento nas ordens entregues: =MÉDIA(...) sobre uma coluna auxiliar de dias.