Como fazer registro de viagens e controle de combustível no Excel

Quem cuida de uma pequena frota, seja de uma prefeitura, escola, associação ou empresa, conhece o problema: os registros de viagem ficam em folhas soltas, o combustível é conferido "no olho" e ninguém sabe quando vence o seguro de cada veículo. O resultado é combustível sem explicação e prazos perdidos.

O controle correto exige poucas informações por viagem e algumas fórmulas. Veja como montar um diário de viagens que calcula o consumo esperado, compara com o real e ainda avisa sobre revisão, seguro, habilitação e exame médico.

O que registrar em cada viagem

Uma linha por viagem, com as colunas:

• número do registro (único) e data;
• veículo e motorista;
• hodômetro na saída e no retorno;
• combustível no tanque na saída, abastecimento e saldo no retorno;
• condição da viagem (cidade, carga, ambas ou nenhuma).

Duas colunas são calculadas: a quilometragem (retorno menos saída) e o consumo real (saldo na saída mais abastecimento menos saldo no retorno).

Consumo pela norma

A norma é o consumo esperado do veículo, em litros por 100 km. A fórmula básica é:

consumo pela norma = km × consumo base / 100 × (1 + acréscimos)

Os acréscimos são percentuais que corrigem a norma conforme a situação: um acréscimo sazonal (por exemplo, maior no inverno, por causa do aquecimento do motor) e outro por condição (trânsito urbano, carga). Os valores são definidos pela sua organização e pelas normas aplicáveis; nada do que mostramos aqui é regra oficial.

Exemplo com números

Um furgão com consumo base de 12 l/100 km faz uma viagem de 150 km em um mês com acréscimo sazonal de 5% e circulação urbana de 10%.

• Fator: 1 + 0,05 + 0,10 = 1,15
• Consumo pela norma: 150 × 12 / 100 × 1,15 = 20,7 litros
• Consumo real: 22 litros
• Excesso: 22 − 20,7 = 1,3 litro (cerca de 6%)

Se o preço do litro é R$ 6,00, o excesso custou R$ 7,80. Parece pouco numa viagem, mas multiplique por dezenas de viagens por mês.

Excesso, economia e limite aceitável

Calcule a diferença entre o real e a norma. Se for positiva, é excesso; se negativa, economia. Defina um limite aceitável (digamos, 5% acima da norma) para que só os desvios relevantes sejam marcados:

=SE(real>norma*(1+limite);"Excesso";SE(real<norma;"Economia";"Normal"))

Em Excel, a SOMASES traz o total de excesso por veículo e por mês, e a MÉDIA do consumo em l/100 km mostra qual veículo está fora do padrão.

Verificações que evitam erros

Algumas fórmulas simples pegam os erros de digitação mais comuns:

• hodômetro de retorno menor que o de saída: =SE(D2<C2;"Erro";"");
• saldo de combustível negativo;
• hodômetro de saída menor que o retorno da viagem anterior do mesmo veículo;
• número de registro repetido: use CONT.SE;
• excesso acima do limite.

Controle de prazos

Cada veículo e cada motorista tem datas de validade: revisão, seguro, habilitação, exame médico. Em vez de olhar uma por uma, calcule os dias restantes e aplique um semáforo:

=SE(vencimento<HOJE();"Vencido";SE(vencimento-HOJE()<=30;"Vence em breve";"Em dia"))

Vale também testar o prazo na data da viagem, para descobrir se alguém dirigiu com a habilitação vencida, e não só em relação a hoje. Verifique a periodicidade de cada exigência nas regras locais e internas.

Erros comuns

• Registrar só o abastecimento, sem o hodômetro: sem os quilômetros, não há consumo.
• Norma única para o ano todo: o consumo muda com as estações e com a carga.
• Ignorar viagens curtas: o consumo urbano é o mais alto.
• Misturar litros e valores: deixe colunas separadas.
• Não guardar o histórico: o desvio de um veículo só aparece olhando vários meses.

Modelo pronto de registro de viagens e controle de combustível

O modelo reúne esse controle em sete abas. Em «Parâmetros» ficam a organização, o limite de excesso aceitável, a antecedência de aviso, os acréscimos sazonais por mês e os preços dos combustíveis, tudo editável. «Veículos» aceita até 60 veículos, com consumo em l/100 km, acréscimos para cidade e carga, prazos de revisão e seguro e hodômetro atual; «Motoristas», até 80, com habilitação e exame médico (a validade do exame é calculada automaticamente).

O «Registro de viagens» comporta até 800 registros e calcula quilometragem, consumo pela norma, consumo real, excesso e economia, além de verificações (retorno menor que a saída, saldo negativo, excesso acima do limite, prazos vencidos na data da viagem). O «Controle de prazos» é um semáforo para revisão, seguro, habilitação e exames médicos. O «Resumo» mostra por mês e por veículo quilometragem, combustível, excesso, consumo médio em l/100 km e custo do excesso. A «Impressão da viagem» gera um formulário de trabalho, não oficial, pelo número do registro, com campos para assinaturas.

Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago. As normas, acréscimos, prazos e limites padrão são fictícios: confira-os com as regras da sua organização.

FAQ

Como definir o consumo base de cada veículo?

Use a informação do fabricante como ponto de partida e ajuste com medições reais: encha o tanque, anote o hodômetro, rode alguns tanques e calcule a média. Depois informe o valor na planilha.

O consumo real sempre bate com a norma?

Raramente. Pequenas diferenças são normais, por isso existe o limite aceitável. O que merece investigação é o excesso recorrente em um mesmo veículo ou motorista.

Vale a pena registrar o saldo do tanque?

Sim, porque o abastecimento nem sempre acontece na viagem que o consumiu. Com o saldo na saída e no retorno, o consumo fica correto mesmo sem abastecer toda vez.

Como lidar com veículos de uso misto?

Registre a condição de cada viagem (cidade, carga ou ambas) e deixe que o acréscimo correspondente seja aplicado. Assim a norma acompanha o uso real.