Arizalar va vazifalar jurnalini Excelda qanday yuritish kerak

Texnik qoʻllab-quvvatlash, xoʻjalik xizmati yoki IT-boʻlim ishida arizalar har tomondan keladi: chatdan, telefondan, qogʻozda, tashrifdan. Bir hafta oʻtgach, kim nimani soʻragani, kim nimani qilayotgani va nima kechikayotgani aniq emas. Rahbar esa «nega hal qilinmadi?» deb soʻraganda javob izlashga toʻgʻri keladi.

Buning uchun alohida tizim sotib olish shart emas. Bitta Excel jadvali arizalarni bir joyga yigʻadi, muddatni oʻzi hisoblaydi va kechikayotganlarni ajratadi. Quyida jurnalni qanday tuzishni koʻrsatamiz.

Jurnal ustunlari

Har bir ariza — bitta qator:

• ariza raqami;
• roʻyxatga olish sanasi va vaqti;
• ariza beruvchi va boʻlim;
• mavzu;
• ustuvorlik (shoshilinch, yuqori, oddiy, past);
• ijrochi;
• holat (yangi, jarayonda, yopilgan);
• yopish sanasi va vaqti.

Ustuvorlik, ijrochi va holatni roʻyxatdan tanlash kerak. Erkin matn bilan filtrlash va hisoblash ishlamaydi.

Ustuvorlik va muddat

Asosiy qoida: har bir ustuvorlikka soatlarda muddat beriladi. Masalan:

Bu faqat misol: oʻzingizning jamoangiz imkoniyatiga qarab belgilang. Rejalashtirilgan muddat ariza qabul qilingan vaqtga muddatni qoʻshish orqali topiladi. Excelda 1 kun = 1, shuning uchun soatlar 24 ga boʻlinadi:

=B2+VLOOKUP(E2;Ustuvorlik!A:B;2;FALSE)/24

Misol. Ariza 10:00 da keldi, ustuvorligi «Yuqori» (8 soat). Muddat — shu kuni 18:00. Agar u 20:00 da yopilsa, 2 soat kechikish bor.

Kechikish svetofori

Svetofor — jurnaldagi eng foydali ustun. Uchta rang:

• qizil — muddat oʻtgan, ariza hali yopilmagan;
• sariq — muddatga oz qolgan (masalan, 4 soatdan kam);
• yashil — muddatda.

=IF(I2<>"";"Yopilgan";IF(NOW()>H2;"Kechikkan";IF(H2-NOW()<=4/24;"Yaqin";"Muddatda")))

Bu yerda H — rejalashtirilgan muddat, I — yopish vaqti, 4/24 esa 4 soat. Shartli formatlash bilan qatorni rangga boʻyang. Ertalab faqat qizil va sariq qatorlarni filtrlab, kunni ularni hal qilishdan boshlash mumkin.

Muhim: bu yerdagi soatlar kalendar soatlari. Tunlar va dam olish kunlari ham kiradi. Ish vaqtini hisobga olish kerak boʻlsa, ustuvorlik muddatlarini zaxira bilan belgilang.

Hal qilish vaqti va ulush

Ariza yopilganda hal qilish vaqtini soatlarda hisoblaymiz:

=(I2-A2)*24

Masalan, ariza 10:00 da keldi va ertasi kuni 10:00 da yopildi: 24 soat. Oʻrtacha vaqt — shu qiymatlarning AVERAGE funksiyasi bilan topilgan oʻrtachasi. Yana bir muhim koʻrsatkich — muddatida yopilganlar ulushi:

=COUNTIF(K:K;"Muddatida")/COUNTIF(K:K;"<>")

Masalan, 50 ta yopilgan arizadan 41 tasi muddatida yopilgan boʻlsa, 41 / 50 = 82%. Bu raqamni oyma-oy solishtirish jamoa ishi yaxshilanayotganini koʻrsatadi.

Ijrochilar yuklamasi

Kim nechta ochiq ariza bilan band — COUNTIFS bilan sanaladi:

=COUNTIFS(G:G;"Aliyev";H:H;"<>Yopilgan")

Yuklama notekis boʻlsa, yangi arizalarni teng taqsimlash mumkin. Buni oʻz vaqtida koʻrish ijrochilardan birining charchab qolishining oldini oladi.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Ustuvorlik hamma arizada "shoshilinch". Shunda svetofor ishlamaydi. Ustuvorlik qoidasini yozma ravishda belgilab oling.
• Yopish vaqtini yozmaslik. Ariza yopilgan, lekin hal qilish vaqti hisoblanmaydi va u "kechikkan" boʻlib qoladi.
• Ariza beruvchini yozmaslik. Qayta aloqa uchun kim bilan gaplashish kerakligi nomaʼlum.
• Sana va vaqtni matn sifatida kiritish. Formulalar ishlamaydi.

Tayyor Excel shabloni

Tayyor jurnal kerak boʻlsa, pullik shablon bor. Unda:

• «Maʼlumotnomalar» — soatlarda muddatli ustuvorliklar, ijrochilar, boʻlimlar va «muddat yaqin» parametri;
• «Arizalar» — 1000 tagacha ariza: roʻyxatga olish, ariza beruvchi, boʻlim, mavzu, ustuvorlik, ijrochi, holat, yopish, hal qilish vaqti, kechikish va svetofor;
• «Xulosa» — arizalar holatlar, ijrochilar va ustuvorliklar boʻyicha, hal qilishning oʻrtacha vaqti, muddatida yopilganlar ulushi va ikkita diagramma.

Rejalashtirilgan muddat roʻyxatga olish sanasi va vaqtiga ustuvorlik muddatini soatlarda qoʻshib hisoblanadi, muddatlarni «Maʼlumotnomalar»da oʻzingiz belgilaysiz. «Muddat yaqin» muddatgacha belgilangan soatdan koʻp qolmaganini bildiradi (standart 4), qiymatni oʻzgartirish mumkin. Arizani yopish uchun «Yopilgan» holatini tanlab, yopish sanasi va vaqtini yozasiz: hal qilish vaqti va «muddatida» yoki «kechikib» belgisi hisoblanadi. Toʻplamda boʻsh jadval va oʻylab topilgan maʼlumotli namuna bor. Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOffice dasturida ishlaydi, oʻzbek tilida.

Shablon texnik qoʻllab-quvvatlash, xoʻjalik xizmati, IT-boʻlimlar, servis va boshqaruv kompaniyalari rahbarlari va mutaxassislari, shuningdek arizalar xodimlar yoki mijozlardan keladigan kichik jamoalar uchun.

Savol-javob

Ustuvorlik muddatlarini qanday tanlash kerak?

Oxirgi bir-ikki oyda arizalar qancha vaqtda hal qilinganiga qarang va real, lekin biroz qattiq muddat belgilang. Hammasi qizil boʻlsa, muddatlar haddan tashqari qisqa.

Dam olish kunlari muddatga kiradimi?

Hisob kalendar soatlarida yuradi, shuning uchun ha. Ish vaqti bilan hisoblash kerak boʻlsa, muddatlarni zaxira bilan belgilang.

Bu jurnal vazifalar uchun ham yaraydimi?

Ha, ichki vazifalarni ham ariza sifatida yozish mumkin: mavzu, ustuvorlik, ijrochi va muddat bor. Faqat ariza beruvchi ustuniga vazifa qoʻygan odamni yozing.

Jadvalga qancha ariza sigʻadi?

1000 tagacha. Keyingi davr uchun fayl nusxasini saqlab, yangisini boshlash mumkin.