Объяснительная записка: образец и шаблон

Объяснительную пишут по требованию руководителя, когда нужно письменно изложить причину события: опоздания, отсутствия, нарушения сроков или ошибки в документе. Хорошая объяснительная короткая, фактическая и без эмоций.

Шаблон текста

Директору [название организации] [Фамилия И. О.] от [должность] [Фамилия И. О.] Объяснительная записка [Дата] в [время] я [что произошло, например: опоздал(а) на работу] по причине [причина]. [Что сделано для устранения последствий.] Подтверждающие документы: [справка, акт или «отсутствуют»]. В дальнейшем обязуюсь [что сделаю, чтобы ситуация не повторилась]. [Дата] [Подпись] [Фамилия И. О.]

Данные в [квадратных скобках] замените своими. Требования к оформлению уточните во внутренних документах организации.

Как составить

Укажите адресата и свои данные в правом верхнем углу.
Назовите событие: дата, время, место.
Изложите причину фактами, без оценок и оправданий.
Опишите принятые меры и приложите подтверждающие документы.
Поставьте дату и подпись.

Частые ошибки

Эмоции и обвинения коллег вместо фактов.
Нет даты и конкретики: «иногда», «часто».
Признание вины в формулировках, которых не просили.
Ссылки на документы, которых нет.

Промпт для нейросети

Помоги составить объяснительную записку по фактам: [что произошло, когда, причина, что сделано]. Нейтральный тон, до 120 слов, без выдуманных обстоятельств.

Не вставляйте в нейросеть персональные и служебные данные: обезличивайте текст и проверяйте результат.

Частые вопросы

Обязательна ли объяснительная?

Порядок затребования объяснений определяется трудовым законодательством и внутренними документами организации. Уточните у кадровой службы или юриста.

Сколько времени даётся на написание?

Срок зависит от ситуации и локальных актов; уточняйте в своей организации.

Ещё образцы

Готовые наборы запросов: промпты для нейросетей · курсы.

Готовые шаблоны Excel

Не хотите собирать таблицу с нуля? Возьмите готовый шаблон с формулами.

Отчёты и расчёты

Мониторинг показателей подразделений в Excel: план/факт, рейтинг, светофор — скачать шаблон

Таблица для руководителя: показатели по отделам, план и факт по месяцам, выполнение нарастающим итогом, светофор, рейтинг подразделений и динамика.

290 ₽

Воинский учёт и бронирование

Пакет «Воинский учёт и бронирование» в Excel

Четыре Excel-таблицы для ведения воинского учёта в организации: картотека работников, возраст снятия с учёта, сводный отчёт и журнал проверок с бронированием.

1 090 ₽

Дом, ТСЖ и личные финансы

Пакет «Домашние финансы» в Excel

Шесть Excel-таблиц для личных финансов: семейный бюджет, коммунальные платежи, ипотека, погашение долгов, кредитный калькулятор и платёжный календарь.

790 ₽

Весь каталог шаблонов