Главная / Документооборот и контроль сроков

Контроль поручений руководителя в Excel: сроки, продления и просрочка

Журнал поручений по совещаниям, резолюциям и приказам: продления сроков, статус «в работе / исполнено / просрочено», список просроченных и процент исполнения в срок.

Для чего

Поручения после совещаний и резолюций легко теряются, а сроки молча переносятся. В журнале у каждого поручения есть источник, ответственный, срок, продления и факт исполнения. Таблица сама определяет статус, показывает просроченные и считает, какую долю поручений каждый ответственный выполняет в срок.

Что внутри

• «Справочники»: ответственные, источники поручений, текущая дата и год для разбивки по месяцам.
• «Поручения»: до 500 поручений — источник, реквизиты, дата, содержание, ответственный, срок, два продления, факт исполнения, статус, просрочка и число продлений.
• «Просроченные»: автоматический список неисполненных поручений с истёкшим сроком, самые старые сверху.
• «Сводка»: доля исполнения в срок по ответственным и по месяцам (с продлениями и без), диаграммы.

Кому подойдёт

Руководителям и заместителям, помощникам и секретарям, специалистам канцелярии и контрольных подразделений, менеджерам проектов, которым нужно держать на контроле поручения по совещаниям и резолюциям.

Скачать контроль поручений руководителя в Excel

В комплекте пустая таблица и заполненный образец с вымышленными данными: на нём видно, как работают формулы и проверки. Это эксель-таблица на обычных формулах, а не бухгалтерская программа. Все исправления и новые версии проекта вы получаете бесплатно.

Совместимость

Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов. Ставки, пороги и нормативные значения вынесены в параметры: перед работой сверьте их с действующими актами. Расчёт ориентировочный.

Частые вопросы

Как учитываются продления сроков?

Впишите новую дату в колонку «Продлён до» (поддерживается два продления). Действующим сроком считается самая поздняя дата, а в сводке виден и показатель «в первоначальный срок».

Как считается процент исполнения в срок?

Исполнено в срок делится на сумму исполненных и просроченных поручений. Поручения «в работе» с неистёкшим сроком в расчёт не входят: их исход ещё неизвестен.

Что попадает в список просроченных?

Поручения без факта исполнения, у которых действующий срок раньше текущей даты. Список выстраивается автоматически, самые старые вверху.

Можно ли посмотреть состояние на конкретную дату?

Да. Впишите дату в параметр «Текущая дата» на листе «Справочники», и все статусы пересчитаются на этот день.

390 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут