Главная / Документооборот и контроль сроков

Учёт доверенностей и сроков документов в Excel: светофор и список ближайших

Реестр доверенностей, ЭЦП, лицензий, сертификатов и полисов в одном списке: светофор «истекает через N дней», лист «Ближайшие» и сводка по типам.

Для чего

Просроченная доверенность или забытое продление ЭЦП останавливают закупки, торги и отчётность. В реестре все документы со сроком действия собраны вместе: таблица считает остаток дней, красит светофор и сама выстраивает список истёкших и истекающих по порядку, чтобы вовремя заняться продлением.

Что внутри

• «Справочники»: типы документов и порог предупреждения в днях для каждого типа, текущая дата.
• «Реестр»: до 500 документов — тип, номер, дата выдачи, доверитель, представитель, полномочия, срок действия, остаток дней и светофор.
• «Ближайшие»: автоматический список истёкших и истекающих документов по порядку даты окончания.
• «Сводка»: количество по типам и статусам, окончания по месяцам на год вперёд, две диаграммы.

Кому подойдёт

Секретарям, юристам, бухгалтерам, специалистам по закупкам и кадровикам, руководителям небольших организаций и ИП, у которых много доверенностей и документов с датой окончания.

Скачать учёт доверенностей и сроков документов в Excel

В комплекте пустая таблица и заполненный образец с вымышленными данными: на нём видно, как работают формулы и проверки. Это эксель-таблица на обычных формулах, а не бухгалтерская программа. Все исправления и новые версии проекта вы получаете бесплатно.

Совместимость

Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов. Ставки, пороги и нормативные значения вынесены в параметры: перед работой сверьте их с действующими актами. Расчёт ориентировочный.

Частые вопросы

Как работает светофор?

Если срок прошёл, статус «Истёк» и ячейка красная. Если до окончания осталось не больше порога типа (например, 30 дней), статус «Истекает» и ячейка жёлтая. Остальные документы зелёные.

Можно ли вести не только доверенности?

Да. В одном реестре с типом можно держать ЭЦП, лицензии, сертификаты, полисы, договоры аренды и любые другие документы с датой окончания. Свои типы добавляются в справочнике.

Как работает лист «Ближайшие»?

Он собирается формулами массива из реестра: сначала самые просроченные, затем ближайшие к окончанию. Обновляется при каждой правке реестра, вручную ничего вносить не нужно.

Что если в доверенности не указан срок?

Оставьте дату окончания пустой, и документ получит статус «Без срока». Если срок в доверенности не указан, по ГК РФ она действует один год: проверьте это и впишите дату вручную.

290 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут