Главная / Документооборот и контроль сроков

Учёт электронных подписей (ЭП) и сертификатов в Excel: сроки действия, продление, ответственные

Журнал электронных подписей и сертификатов со светофором сроков, планом продления на 90 дней, ответственными и сводкой. Ключи и пароли не хранятся.

Для чего

Электронная подпись, у которой закончился срок, останавливает закупки, отчётность и документооборот, причём обычно в самый неудобный день. Здесь каждая подпись вносится строкой: таблица сама показывает, какие просрочены, какие истекают в ближайшие 30 дней, и собирает план продления по возрастанию срока. Закрытые ключи, пароли и PIN-коды в таблице не хранятся: только владелец, срок, серийный номер сертификата и номер токена.

Что внутри

• «Справочники»: виды подписей и сертификатов, системы (ЕИС, ГИС ГМП, электронный бюджет, налоговая, госуслуги, СМЭВ и другие), ответственные, удостоверяющие центры, параметры «предупреждать за N дней» и горизонт плана.
• «Подписи»: до 300 подписей — владелец, должность, вид, УЦ, серийный номер, даты выдачи и окончания, где используется, номер токена, ответственный, светофор статуса и дней до окончания.
• «План продления»: список просроченных и истекающих в ближайшие 90 дней подписей по возрастанию срока, без дублей, с подсказкой «что делать». Строится формулами, без макросов и без FILTER.
• «Сводка»: подписи по статусам, по месяцам окончания, по ответственным и по системам, две диаграммы.

Кому подойдёт

Бухгалтерам, специалистам по закупкам, сотрудникам отделов кадров, режима и ИТ в бюджетных учреждениях и государственных органах, а также небольшим организациям, где несколько человек работают с электронными подписями в разных системах.

Скачать учёт электронных подписей (эп) и сертификатов в Excel

В комплекте пустая таблица и заполненный образец с вымышленными данными: на нём видно, как работают формулы и проверки. Это эксель-таблица на обычных формулах, а не бухгалтерская программа. Все исправления и новые версии проекта вы получаете бесплатно.

Совместимость

Excel 2007 и новее, LibreOffice. Без макросов. Ставки, пороги и нормативные значения вынесены в параметры: перед работой сверьте их с действующими актами. Расчёт ориентировочный.

Частые вопросы

Хранятся ли в таблице ключи и пароли?

Нет, и их нельзя туда вносить. В таблице только справочные данные: владелец, должность, вид подписи, удостоверяющий центр, серийный номер сертификата, сроки и номер токена. Закрытые ключи храните на защищённом носителе.

Как таблица определяет, что подпись скоро истекает?

Считается разница между датой окончания и расчётной датой. Если осталось не больше заданного числа дней (по умолчанию 30), статус «Истекает»; если срок прошёл, «Просрочена». Число дней меняется на листе «Справочники».

Как строится план продления без функции FILTER?

Для каждой подписи считается служебный ключ: дата окончания плюс номер строки. Функции SMALL и MATCH достают ключи по возрастанию, поэтому подписи с одинаковой датой не дублируются. Работает в Excel 2007 и новее.

Откуда брать сроки действия сертификатов?

Из самого сертификата или документов удостоверяющего центра. Сроки и порядок продления сверяйте с действующей редакцией требований и регламентом вашего УЦ: в таблице они не зашиты.

290 ₽ · версия 1.0

С этим проектом берут